Ihr Weg zum Zertifikat
Qualifizierte und berufene Auditoren des TÜV Thüringen auditieren Managementsysteme in ihrem Unternehmen auf Anwendung und Einhaltung. Maßgeblich ist dabei, ob die jeweiligen Normen und Regelwerke eingehalten werden.
Weg zum Zertifikat und dessen Aufrechterhaltung - Zertifizierungsablauf:
1. Angebot
Das Unternehmen teilt uns die wichtigsten Merkmale in Bezug auf das jeweilige Managementsystem im Kundenfragebogen mit. Wir erstellen auf dieser Basis ein maßgeschneidertes Angebot. Die Angebotsphase schließt mit der Auftragserteilung ab.
2. Unterlagenprüfung
Wir sichten die eingereichten Managementsystem-Unterlagen, (Managementsystem-Handbuch, ggf. Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen) und bewerten diese anhand der spezifischen Normenforderungen. Teile der Überprüfung der Managementsystem-Unterlagen können vor Ort im Unternehmen während des Audits Stufe-1 erfolgen. Der Auditplan für das Stufe-1 Audit wird erstellt und dem Unternehmen zur Abstimmung zugesendet.
3. Audit Stufe-1
Das Audit Stufe-1 wird vor Ort durchgeführt. Das Audit Stufe-1 hat die Aufgabe, die Managementsystem-Unterlagen zu prüfen, den Standort und die standortspezifischen Bedingungen zu beurteilen, entsprechende Gespräche mit dem Kunden zu führen, um zu bewerten, ob das Verständnis bezüglich der Anforderungen der spezifischen Norm vorhanden ist. Es werden die notwendigen Informationen bezüglich des Geltungsbereichs, der Prozesse und der Standorte sowie zugehöriger gesetzlicher und behördlicher Aspekte und deren Einhaltung gesammelt. Weiterhin wird beurteilt, ob der Grad der Umsetzung des Managementsystems belegt, dass das Audit Stufe-2 erfolgen kann. Das Unternehmen erhält einen Bericht zum Stufe-1 Audit einschließlich der Bewertung der Managementsystem-Unterlagen. Der Auditplan für das Audit Stufe-2 wird dem Unternehmen zur Abstimmung übermittelt.
4. Audit Stufe-2
Im Stufe 2-Audit wird die Wirksamkeit des Managementsystems unter Beachtung der spezifischen Normforderungen sowie der Festlegungen des eingeführten Managementsystems anhand konkreter Beispielvorgänge und Abläufe im Stichprobenverfahren überprüft.
Aufgabe des Unternehmens im Audit Stufe-2 ist es, die praktische Anwendung ihrer dokumentierten Verfahren zu demonstrieren. Nach Beendigung des Audits wird das Unternehmen in einem Abschlussgespräch über das Auditergebnis unterrichtet. Das Ergebnis des Audits wird in einem Bericht dokumentiert.
Abweichungen/Feststellungen werden dokumentiert. Vom Unternehmen werden Korrekturmaßnahmen vorgeschlagen. Eine Abweichung führt entweder zu einem Nachaudit, d.h. eine erneute Überprüfung vor Ort, oder zur Einreichung neuer Unterlagen und Nachweise. Im Nachaudit werden nur die von der Abweichung betroffenen Managementsystemprozesse auditiert. Das Nachaudit wird nach dem erforderlichen Aufwand berechnet. Im Fall einer Feststellung werden ebenfalls Korrekturmaßnahmen vorgeschlagen; die Umsetzung der festgelegten Korrekturen und Korrekturmaßnahmen wird spätestens im nächsten planmäßigen Überwachungsaudit durch den Auditleiter überprüft und bewertet.
5. Zertifikatserteilung
Die Erteilung des Zertifikates erfolgt mit der Freigabe des Zertifizierungsverfahrens durch die Zertifizierungsstelle und setzt voraus, dass Abweichungen nachweislich behoben worden sind. Liegt der Vertrag über die Zertifizierung unterschrieben vor, werden die Zertifikate (ggf. mehrere Sprachen) dem Unternehmen mit dem Vertrag und dem Auditbericht zugestellt. Die Gültigkeitsdauer des Zertifikates beträgt in der Regel drei Jahre, wenn jährlich Überwachungsaudits im Unternehmen durchgeführt werden.
6. Überwachungsaudit
Innerhalb der Zertifikatsgültigkeit werden jährlich Überwachungsaudits durchgeführt. Im Überwachungsaudit wird stichprobenweise überprüft, ob das zertifizierte Managementsystem weiterhin die Anforderungen erfüllt. Das 1. Überwachungsaudit muss innerhalb von 12 Monaten nach dem letzten Audittag des Zertifizierungsaudits durchgeführt werden. Eine Verschiebung des Audittermins über diesen Solltermin hinaus führt zur sofortigen Aussetzung des Zertifikates. Mit einer Zertifikatsaussetzung ist eine Nutzung des Zertifikates und Zertifizierungszeichens nicht gestattet.
Das 2. Überwachungsaudit ist bis 24 Monate nach dem Tag der Zertifizierungsentscheidung durchzuführen.
Generell erfolgt eine Zurückziehung des Zertifikates 6 Monate nach dem Solltermin, wenn das fällige Überwachungsaudit nicht durchgeführt wurde.
7. Re-Zertifizierungsaudit
Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer des Zertifikates ist ein Re-Zertifizierungsaudit zur Fortführung des Zertifikates für in der Regel weitere drei Jahre im Unternehmen durchzuführen. Das Unternehmen wird rechtzeitig von der Zertifizierungsstelle über den Ablauf des Zertifikates informiert und es wird ein entsprechendes Angebot zur Re-Zertifizierung durch die Zertifizierungsstelle unterbreitet.Informationen über Änderungen des Managementsystems sind vorab vom Unternehmen schriftlich mit den entsprechenden Unterlagen einzureichen. Im Re-Zertifizierungsaudit wird die Wirksamkeit des gesamten Managementsystems stichprobenweise überprüft. Der Auditablauf erfolgt entsprechend Ziffer 2 ff. dieser Beschreibung (in der Regel ist ein Audit Stufe-1 nicht erforderlich).
Um eine lückenlose Anschlusszertifizierung zu gewährleisten, ist das Re-Zertifizierungsverfahren einschließlich der Freigabe durch die Zertifizierungsstelle im Gültigkeitszeitraum des aktuellen Zertifikates abzuschließen.